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広告業界の個人情報保護対策について
「広告業界は大変!第三者認証取得がないと仕事ができない。」

株式会社シーアール・トム
JCPC認定プライバシーコンサルタント 小菅 栄

個人情報保護法全面施行後に大きな変化。

 個人情報保護法全面施行を境にして、広告業界にも大きな変化が起こりました。そもそも広告業界における個人情報取扱とは、主に次のような業務です。

 (1) 広告主から受託する販促キャンペーンの募集や賞品発送
 (2) セミナー等の申込み受付
 (3) イベント会場でのアンケート
 (4) メールマガジンの配信

 等。これらの業務に<事務局>を設置して実施運営し、個人情報の収集を行う。これまで広告業界では、こうした販促キャンペーンの<事務局>、セミナー申込<事務局>、アンケート回収<事務局>等の業務で個人情報の収集を行ってきましたが、全面施行を境にして、個人情報取扱業務の発注に、プライバシーマーク(以降「Pマーク」)等の第三者認証取得が取引条件化されはじめました。

 通常、広告業界における取引関係は、<広告主企業>が<広告代理店>に業務を委託し、広告代理店が実施運営を請け負う<プロダクション>に業務を発注する。広告主企業から委託を受けた広告代理店は、企画と業務の進行管理やリスク管理を行い、実際の事務局運営業務はプロダクションが行う。つまり、販促キャンペーン、セミナー申込み等の個人情報取扱業務を行うのは広告代理店ではなく、事務局の実施運営を行うプロダクションです。

 この認証取得の取引条件化の動きは、<広告主企業>と<広告代理店>との間ではなく、<広告代理店>と<プロダクション>との間で出現しました。広告主企業から業務を受託する広告代理店にとっては、信頼できるプロダクションに業務を発注していることが監督管理の証となる。その認証取得の中心がPマークとされており、認証取得の取引条件化を例示すると、ほとんど同じように、 (1) Pマークを取得している (2) Pマークの申請中 (3) Pマーク申請準備中 (4) NPOの個人情報管理責任者の資格をもつ社員がいる、というものです。

プロダクションは大変。認証取得の期間やコストに耐えられるか?

 JIPDECのサイトで確認すると、広告業でPマークを取得しているのは現在55社。広告代理店では、大広、マッキャンエリクソン、読売広告社、朝日広告社などで、他はいわゆるプロダクションです。最大手の電通や博報堂がないのを意外に思われるかもしれませんが、電通はBS7799を取得済、博報堂はISMSを今期中に取得の予定です。

 こうした流れの中で大変なのが、広告代理店から発注を受けるプロダクションです、プロダクションの多くは小規模企業が多く、資金面等で経営的な体力に欠けること。Pマーク取得に要する期間、システム構築、入退室管理(IDカード)、区画整備の出費や申請費用に耐えることが難しいことです。また、Pマーク取得に資金を投入しても、今後の受注量で回収できるか予測できず、取引条件化されても受注金額の増額が明確化されていないことです。
 プロダクションにとっては負担だけが増えて、売上拡大につながるかどうか不明なのです。

 そして、もう一つ大きな問題は、プロダクションの個人情報取扱業務が預託業務であり、取得した個人情報を自社で利用してはならず、個人情報保護法の規定の6ヶ月を超えて預かる必要がないということです。それでも、現在、多くのプロダクションがPマークの取得に向けて準備を進めています。プロダクションにとっては、Pマークの取得が企業価値を上げ、社会的評価を獲得することにつながると考えているのかもしれません。

販促キャンペーン認証の新しい動き

 預託業務、6ヶ月を超えて保管しない等の問題を解決するかのように、広告業界向けの新しい第三者認証の動きがはじまっています。その名も<キャンペーン・プライバシー・シール>。TRUSTeの認証機関であるNPO日本技術者連盟が新たにNPOマーケティングプライバシー認証機構を立ち上げて開始するもので、販促キャンペーン専用の第三者認証としてキャンペーンの個人情報保護の信頼性と安全性をエンドユーザーに証明する。現在、大手広告代理店等を含め準備が進められているが、スタートは12月上旬頃を予定。この詳細については次回にレポートしたいと思います。


事務局業務システムに対応するASPも登場

 事務局業務を効率よくするために、個人データの収集・管理にデータベースと連携したWEBシステムを開発する場合が多いです。しかし、一時的な業務であることを考えると開発コストに対するストレスが生じる、案件ごとに操作インタフェースが異なるので管理上のストレスが生じる、という非効率的な面もあります。これらを解決する方法として、個人データの収集・利用・管理ASP(※)の活用がおすすめできます。中でも当社で取り扱っている『セキュアDB(Secure[DB])』は、個人情報保護法のガイドラインとの親和性が高く、漏えい防止対策面に配慮されたASPであるため、販促キャンペーン等の事務局業務システムに非常に有効です。 ⇒詳しくはこちら

※ASP : ビジネス用のアプリケーション・ソフトウェアを、インターネットを通じて顧客にレンタルする事業者のこと。




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では、具体的な対策の手順は?
対策その1:社内体制の確立
対策その2:社内ルールの策定
対策その3:社外ルールの策定
対策その4:物理的・技術的対策
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